El comercio electrónico se está convirtiendo en un aspecto de vital importancia para las compañías en todo el mundo, lo que brinda la oportunidad de cambiar y mejorar la forma en la cual se desarrollan los negocios en la actualidad y al mismo tiempo, beneficiar las relaciones comerciales. La base para el comercio electrónico es el EDI (intercambio Electrónico de Documentos), el cual permite intercambiar información entre las empresas en forma estructurada.

De acuerdo a las mejores prácticas los procesos de negocios comprenden cinco ciclos:

El EDI o Intercambio Electrónico de Documentos para el Sector Financiero, es un instrumento fundamental para llevar a cabo el quinto ciclo, es decir, el de los acuerdos entre los socios comerciales, sin embargo, también abarca aspectos como logística financiera, cuyo objetivo es colocar los recursos en el lugar y tiempo correcto y a la empresa adecuada.

Es por esta razón que algunos bancos alrededor del mundo, han llevado a cabo estudios acerca de cómo en un futuro cercano, el dinero y los préstamos pueden ser colocados a las compañías como parte de un proceso completamente automatizado e integrado. Los pagos electrónicos vía EDI, son sólo el primer paso hacia la implementación de una logística financiera.

El EDI más el FEDI constituyen un sistema integrado electrónico de negocios, que permite a las empresas comerciales automatizar el proceso completo del reabastecimiento, desde la orden de compra, control de inventarios, ventas, entregas, facturación, hasta las instrucciones de pago, contabilidad y administración.

Mientras más sean los socios comerciales que se esfuercen por alinear y sincronizar sus procesos de producción y logística con la utilización del EDI dentro de la cadena de abastecimiento, mayor será la necesidad de contar con un flujo de dinero efectivo, sin éste las empresas que ofrecen productos y/o servicios, disminuyen la efectividad y el valor de toda la cadena de abastecimiento. En otras palabras, si el flujo de dinero no funciona apropiadamente, las compañías se verán afectadas al verse cortas de capital de trabajo para continuar con la producción en el ritmo que lo demanda el consumidor y en un momento incluso, pueden parar sus operaciones.

Con la utilización del FEDI las empresas pueden procesar automáticamente altos volúmenes de avisos de pago más los pagos en sí; al mismo tiempo que reducen la posibilidad de cometer errores, discrepancias, etc., lo que facilitará la conciliación automática por parte del proveedor. Adicionalmente, el pagador puede obtener beneficios significativos de contratar con el Banco el servicio de pago a sus proveedores, ya que se comunicará una sola vez con éste para enviar la orden de los pagos que necesita efectuar.

La integración de los procesos electrónicos es posible gracias a la existencia de un estándar mundial ampliamente aceptado, este sistema se denomina EAN-UCC, el cual sirve tanto para la identificación a través del código de barras, que permite la identificación única e inequívoca de productos, servicios, localizaciones, documentos, etc., así como el estándar de comunicación UN/EDIFACT EANCOM. Este estándar cubre los requerimientos de información de todos los sectores: Comercio, Industria, Transporte, Seguros, Gobierno, Seguro Social y Financiero entre otros. Para el efecto, el estándar reúne una serie de documentos que son intercambiados normalmente durante las transacciones de negocios y los ha traducido a una sintaxis estándar denominando a cada uno de los documentos, mensajes. De esta cuenta, un mensaje equivale a un documento a intercambiarse, por ejemplo la factura comercial, para poder ser intercambiada vía EDI requiere de la sintaxis y se convierte en el mensaje INVOIC el cual podrá ser interpretado por los sistemas informativos EDI de los socios comerciales.

A continuación se resume el flujo de información a ser intercambiado por los usuarios en el sector financiero. Independientemente de que todos los mensajes sean utilizados, cada uno de ellos va a interactuar y proveerá información para otro mensaje que puede ser enviado previamente o incluso después en un ciclo comercial EDI.

Con la introducción de los mensajes financieros FEDI, los términos utilizados para identificar a las partes involucradas en las transacciones comerciales y financieras cambian, por ejemplo al comprador se le denominará el cliente ordenante y al proveedor se le denominará el beneficiario.

PARTIN

El flujo de información EDIFACT/EANCOM para las áreas del comercio y finanzas, se recomienda que inicie con el intercambio del mensaje PARTIN (información de las partes). Este mensaje es utilizado para transmitir información correspondiente a las partes que posteriormente se intercambiarán información por medio del EDI.
La información intercambiada en este mensaje raramente cambia ya que contiene datos que funcionan a largo plazo como por ejemplo: los códigos de localización, nombres de las empresas, direcciones, número de las cuentas bancarias, etc. Esta información es vital para todos los intercambios posteriores de mensajes EDI.

INVOIC

Para el proveedor de productos y/o servicios una parte importante del comercio a través de las transacciones comerciales es la facturación de los servicios o productos entregados a los compradores y el pago final de los mismos. Este proceso se inicia a través del envío de una factura cuyo mensaje en EDIFACT/EANCOM se llama INVOIC. Este mensaje es enviado por parte del proveedor al comprador, el cual contiene referencia del catálogo de productos y precios y del número de orden que generó la factura.

REMADV

Contra recibo de una factura, el comprador procederá a comparar el detalle contenido en la misma, con su información interna relacionada con los productos o servicios recibidos. Cuando los datos de la factura han sido revisados y coinciden con los datos del comprador, se inicia el proceso de pago por parte de éste y todos los detalles correspondientes a este pago se comunican al proveedor a través del mensaje de Aviso de Remesa REMADV o incluso utilizando el mensaje multifuncional Orden de Pago Múltiple PAYMUL ya que dentro de este mensaje existe una sección que permite manejar los avisos de pagos.

PAYMUL

Cuando el comprador gira una orden de pago, los detalles contenidos en la misma por ejemplo: para quién es el pago, a cuánto asciende, cuándo se debe hacer efectivo, y a qué cuenta bancaria se debe pagar, etc., deben ser comunicados a su banco por medio del mensaje Orden de Pago Múltiple PAYMUL. Este mensaje permite al comprador hacer un pago a un proveedor, o múltiples pagos a múltiples proveedores. Es de vital importancia que el comprador asigne referencias para identificar en forma única a cada uno de los pagos dentro del mensaje de tal forma, que con la utilización de estas referencias en mensajes financieros posteriores, se conozca la situación de una orden de pago.

DEBMUL

Cuando se suscribe exitosamente el mensaje Orden de Pago Múltiple PAYMUL, por parte del Banco del cliente ordenante, éste se comunicará con él (comprador o cliente ordenante) con el objeto de informarle todos los detalles de los débitos o débito que ha procedido a realizar de sus diferentes cuentas o de una sola según sea el caso. Para el efecto el Banco envía a su cliente ordenante el mensaje EDIFACT/EANCOM Aviso de Débito Múltiple DEBMUL. El Banco que envía este mensaje asigna números de referencia únicos a las transacciones contenidas dentro del mensaje, las cuales serán utilizadas más tarde por el cliente ordenante o comprador para propósitos de elaborar las conciliaciones.

FINPAY

El siguiente paso en el flujo de información financiera, consiste en la comunicación entre el Banco del comprador o cliente ordenante con el Banco del proveedor o beneficiario, para comunicarle qué cuentas deben ser acreditadas, en qué fecha y con qué cantidades. Para la comunicación entre bancos existe, el mensaje de Pagos Financieros FINPAY, este es un mensaje generado por S.W.I.F.T. (Society for Worldwide lnterbank Financial Telecommunication), es importante recalcar que los usuarios pueden intercambiar mensajes EDIFACT/EANCOM financieros a través de la red que administra esta asociación de bancos.

CREMUL

Cuando el Banco del proveedor o beneficiario, ha recibido los fondos por parte del Banco del comprador o cliente ordenante para acreditar la cuenta o cuentas de un beneficiario, el Banco de éste le envía el mensaje de Aviso de Crédito Múltiple CREMUL. En este mensaje deben ir las referencias asignadas por el comprador en el mensaje PAYMUL como las que el Banco del proveedor o beneficiario le asigne a cada una de las transacciones comunicadas dentro del CREMUL, con el objeto de que el proveedor o beneficiario pueda realizar la conciliación de sus pagos y compararlos con sus cuentas internas. También en este mensaje se incluye la referencia del pago, la cual fue incluida por el Proveedor o beneficiario en el mensaje INVOIC o factura y que corresponde al número de la misma, esto permitirá la realización inmediata de una conciliación de las facturas contra los pagos recibidos por cada una de ellas.

FINCAN

En un momento determinado, el comprador o cliente ordenante puede necesitar anular una orden de pago múltiple enviada previamente debido a un error interno. Esta función es llevada a cabo a través del mensaje EDIFACT/EANCOM Cancelación Financiera FINCAN, este mensaje permite al comprador anular una Orden de Pago Múltiple completa o uno de los pagos contenidos en ella, o una transacción individual que se haya enviado por la misma vía. Con el objeto de asegurarse que se anula la instrucción correcta, se debe hacer uso de la referencia que llevaba consigo en la Orden de Pago Múltiple, esa transacción específica.

BANSTA

El Banco contra el recibo de un mensaje de anulación de una o todas las transacciones financieras, por parte de un comprador o cliente ordenante, procede a enviarle un estado de cómo ha recibido la instrucción y un aviso de que procederá a realizarla, utilizando un reporte de la Situación Bancaria con el mensaje BANSTA. Este mensaje le proporciona al Banco del cliente ordenante o comprador la facilidad de reportar la ejecución de la instrucción una vez ha sido llevada a cabo, o si por el contrario, la instrucción está pendiente de realizarse, o si fuera necesario, permite informarle al cliente ordenante que una instrucción ha sido rechazada por la existencia de un error. Adicionalmente, este mensaje le permite al Banco enviarle al cliente ordenante únicamente la información en la cual se encuentra el error y no necesita enviar nuevamente toda la información contenida en el mensaje.

FINSTA

El mensaje final dentro del flujo de información Financiera es el estado de cuenta o FINSTA. Este mensaje es enviado por un Banco a su cliente ya sea éste el comprador o cliente ordenante o el proveedor o beneficiario. En este mensaje el Banco le provee a su cliente toda la información relacionada al movimiento que presentó una o varias de sus cuentas manejadas por el Banco dentro de un periodo determinado.

La implementación del EDI Financiero ofrece muchos beneficios a sus usuarios sobre los medios tradicionales de efectuar las transacciones financieras. Entre los más sobresalientes se destacan:

El acuerdo entre los socios comerciales de realizar transacciones que involucran un flujo de información financiera requiere del manejo de seguridad. Para el uso efectivo de todos los mensajes financieros por parte de los usuarios, es de vital importancia que todos los involucrados se sientan confiados que la información contenida dentro de un mensaje está protegida contra accesos no autorizados. Varias técnicas de seguridad han sido desarrolladas utilizando el estándar UN/EDIFACT. Las partes involucradas en el proceso de seguridad son:

Estas soluciones fueron creadas por el SJWG (Security Joint Working Group) del Comité de Naciones Unidas y cubren aspectos como: integridad, autenticación y no-repudiación o no negación tanto de recepción como del envío de un mensaje específico.

El FEDI es el encargado de cerrar el ciclo comercial entre los socios de negocios, haciendo éste más ágil y permitiéndole a las empresas ser más efectivas en sus procesos generales, al mismo tiempo que les permite crecer v ser eficientes al poner a su disposición en forma inmediata los recursos financieros necesarios.

El Instituto Guatemalteco de Codificación EAN GUATEMALA cuenta con personal técnico capacitado para brindarle la orientación e información adicional que sobre FEDI y su implementación necesite su Institución. Contáctenos.