Catálogo Electrónico: El sistema más eficiente de intercambio de información entre socios de negocios

Los problemas que actualmente existen en la entrega de pedidos, están originados en su mayoría por la falta de información acerca de los atributos de carácter logístico de los productos, lo cual provoca retrasos y errores en el envío de los pedidos y un aumento de los costos finales.

Como solución a esta problemática surge el CATÁLOGO ELECTRÓNICO.


¿Qué es el Catálogo Electrónico?

Es el sistema que permite el intercambio automático de información logística, entre los distintos socios de negocios (fabricantes, distribuidores y detallistas) que proporciona información estándar, fiable y actualizada, permitiendo la alineación de las bases de datos maestros.


¿Qué es la Alineación de Datos Maestros?

Es la unificación de los datos logísticos de los productos (códigos de barra EAN o UPC, dimensiones, categorías, embalajes, descripciones, etc.), en las bases de datos de los socios de negocios. El Catálogo Electrónico permite la comunicación entre aplicaciones y por consiguiente entre fabricantes, operadores logísticos, proveedores y detallistas, facilitando de esta forma las actividades comerciales.


¿Cuál es la Importancia de la Alineación de Datos Maestros?

Para las empresas, es de vital importancia que la información sobre Pedidos, Facturas u otro tipo de documentos, llegue a su destino completa, sin errores, de forma estandarizada y en el mismo lenguaje, de tal forma que pueda ser utilizada con independencia del Proveedor, Distribuidor u Operador Logístico que la emitió.

Por ello, el Catálogo Electrónico tiene como objetivo proporcionar un intercambio de información logística (a través de mensajes estandarizados), que permita a los socios comerciales obtener y gestionar información correcta, y actualizada, sobre productos, servicios o localizaciones siempre en formatos estándares y de forma automática.

Con el Catálogo Electrónico los usuarios conseguirán que la relación con sus socios comerciales fluya de forma rápida, correcta y automática.


¿Para qué sirve el Catálogo Electrónico?
  • Para la alineación de datos maestros.
  • Para el intercambio a tiempo de cualquier modificación o actualización en los atributos de un producto, promociones, opciones logísticas, disponibilidad en el mercado, precios, imágenes, sustitutos de productos, etc.
  • Para la canalización de información privada acerca de elementos de un producto para los clientes específicos.
  • Para la reducción de los costos utilizando la información correcta y actualizada en los procesos de orden de compra y facturación.
  • Para la interoperabilidad con otros catálogos electrónicos de productos de otros mercados.
  • Para la correcta utilización del sistema de codificación EAN.
  • Para preparar a los diferentes segmentos del mercado en la introducción de los proyectos EDI.




Beneficios del Catálogo Electrónico
  • Alineación de Datos Maestros: Unificación de los datos logísticos de los productos entre Proveedores y Distribuidores.
  • Integridad y Calidad de los datos de los productos a través de un control de calidad.
  • Reducción de Tiempos y Costos (administrativos, logísticos y comerciales).
  • Integración de la Información recibida o enviada con sus aplicaciones informáticas.
  • Interconexión con EDI.


Requisitos Técnicos Mínimos que debe Contener un Catálogo Electrónico

A continuación se resumen las especificaciones técnicas que debe contener un Catálogo Electrónico:

  1. Especificaciones Generales:
    • El modelo de la base de datos utilizado se debe basar en estándares aceptados en la industria.
    • El sistema de administración de la base de datos (DBMS) debe tener la capacidad de relacionarse con otros sistemas y manejar objetos.
    • La solución debe proveer seguridad para el acceso a través de lnternet.
    • Los protocolos de comunicación que debe soportar son: TCP/IP, correo electrónico y Red de Valor Agregado (VAN).
    • El sistema debe estar disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.
    • Regularmente se deben hacer copias de respaldo de las bases de datos.
    • La solución debe ser flexible para futuras expansiones tanto en capacidad como en funcionalidad.
    • La solución debe contar con un validador automático central que notifique los errores que puede contener la información.
    • Los tiempos de respuesta deben ser aceptables, y estos niveles necesitan mantenerse aún cuando el número de usuarios y de accesos al sistema se incrementen.

  2. Contenido central de la Base de Datos:
    • Los campos para la información de los productos deben estar de acuerdo con las recomendaciones de EAN Internacional (mensaje PRICAT de EANCOM).
    • Debe utilizar una clasificación jerárquica y comprensiva de los productos.
    • Debe contar con un enlace con los archivos de los diferentes niveles de empaque (incluyendo la unidad simple así como el multi-empaque).
    • Debe incorporar imágenes. Estas pueden ser de productos, logos, etc.
    • Debe facilitar el Intercambio Electrónico de Datos (EDI).

  3. Control de Acceso y Funcionalidad:
    • El Proveedor debe tener control sobre el acceso a su propia información (pública o privada).
    • Emisión automática de los cambios realizados por un proveedor a sus productos.

  4. Auditoría de Seguimiento:
    • De todos los cambios realizados en la base de datos por los proveedores, debe hacerse una auditoría de seguimiento.

  5. Funcionalidad de Ingreso/Egreso:
    Los siguientes mecanismos de ingreso y egreso deben estar disponibles.
    • Contar con un browser en el WEB que contenga formatos predefinidos para hacer el ingreso de los datos.
    • Mensajes para el intercambio electrónico de datos EDI basados en EANCOM/EDIFACT.
    • Debe tener seguridad disponible para todos los mecanismos de ingreso y egreso de datos.

  6. Funcionalidad de Validación de Ingreso de la Información:
    • Validar la estructura de los códigos EAN y UPC.
    • Validar el dígito de chequeo.
    • Validar que el código EAN o UPC no esté duplicado (dentro de los datos del proveedor).
    • Validar las categorías y sub-categorías de los productos.
    • Validar que los prefijos de compañía sean correctos.

  7. Acceso a la Información de los Productos:
    • Búsqueda por los códigos EAN/UPC.
    • Búsqueda por proveedor.
    • Búsqueda por nombre de la marca.
    • Visualización de las diferentes presentaciones de los productos, niveles jerárquicos de empaque, etc.
    • Capacidad de imprimir las consultas.

  8. Conectividad:
    • Acceso vía EDI.
    • Acceso a través del WEB.
    • Debe adaptar la integración de la información de acuerdo al tamaño y necesidad de las empresas usuarias.


Interoperabilidad de Catálogos Electrónicos

¿Qué es interoperabilidad de catálogos electrónicos?

Se denomina interoperabilidad a la característica de que un catálogo electrónico se comunique con otros catálogos ubicados en cualquier parte del mundo, es decir, enviar y recibir información de productos y/o servicios. Para lograr esta comunicación es requisito que el intercambio de datos se realice entre los diferentes catálogos, sin ninguna pérdida de la información intercambiada.

Desde el punto de vista de los usuarios existen tres requisitos fundamentales para lograr la interoperabilidad de los Catálogos Electrónicos a nivel mundial:

  1. Debe existir un único punto de contacto para la comunicación.
  2. Debe ser posible intercambiar un set completo y estándar de datos maestros sin ninguna pérdida de información durante el proceso de comunicación.
  3. Debe existir la misma representación de los datos dentro de los mensajes EDI.

Para permitir una perfecta interoperabilidad de CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS, cada uno de los catálogos deberá basarse 100% en el sistema EAN/UCC y utilizar los siguientes mensajes XML ó EANCOM:

PARTIN: Para información de los socios comerciales.
PRICAT: Para información de los productos y servicios.
PROINQ/PRICAT: Para consultar el catálogo electrónico.

GS1-XML: Core-Item Version 1.3, 2.0, 2.2

La interoperabilidad descansa en un set armonizado de servicios por parte de los catálogos electrónicos, los cuales deben cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Un set común de reglas.
  2. Un set común de información.
  3. Un set común de funciones.
  4. Un set común de campos dentro de los mensajes EDI.
  5. Una administración común.

La interoperabilidad entre los catálogos electrónicos es una herramienta para la globalización de los mercados mundiales, y al mismo tiempo, el catálogo electrónico se convierte en la pieza fundamental para el manejo de información entre los socios comerciales, brindando la posibilidad de contar con la información correcta de los productos intercambiados en tiempo real.

En conclusión,el CATÁLOGO ELECTRÓNICO es una innovadora herramienta que permite efectuar y actualizar de manera rápida y segura las altas, bajas o modificaciones de los productos en las bases de datos de los detallistas, lo que permite que la alineación de las bases de datos siempre estén actualizadas. La empresa que utiliza el CATÁLOGO ELECTRÓNICO goza de una gran ventaja competitiva para iniciar el Intercambio Electrónico de Datos EDI.

GS1 Guatemala, cuenta con un departamento dedicado a CABASnet Sincronización. El catálogo electrónico de cobertura mundial que actualmente se impulsa en latinoamerica.

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