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El
recurso humano de una organización, independientemente de los fines que
persiga, es el elemento más importante que esta posee y de ahí
la gran importancia de establecer un adecuado programa de administración
de tales recursos.
Dentro de este proceso figuran los sistemas de control y seguimiento del
recurso humano, los cuales aseguran que los parámetros establecidos para
desarrollar las diversas actividades sean cumplidos.
Contar con la información que generan estos sistemas de control es vital
para la gerencia; uno de los problemas más importantes radica en contar
con esta información a tiempo, con el menor costo y con la mayor exactitud,
estos a la vez, permitirán tomar las decisiones más acertadas en materia
de control del elemento humano.
Los problemas que enfrenta la gerencia moderna pueden tener una adecuada
solución, gracias a la existencia de la tecnología en la captura y procesamiento
de información con la rapidez, exactitud y el costo más adecuado que toda
empresa necesita.
Los antiguos sistemas de marcar tarjetas, anotaciones manuales en libros
de asistencia, etc., han quedado entre los procedimientos de control administrativo
que no generan valor para la compañía.
Mantener una base de datos útil para la empresa, requiere de una serie
de pasos y procesos que logren una sistematización y tecnificación que
reduzcan los costos y aumenten la productividad.
Existen herramientas que incrementan la productividad de las actividades,
por ejemplo:
- El
código de barras y
- El
intercambio electrónico de documentos "EDI".
El
código de barras es utilizado en muchas empresas a nivel mundial para
el ingreso automático de datos a un computador o base de datos, debido
a que disminuye la probabilidad de error al eliminar el ingreso de información
a través de procesos manuales.
| Las
Aplicaciones del Código de Barras en las Empresas se han
Generalizado debido a: |
- Sencillez
de la implementación.
- Bajo
costo.
- Compatibilidad
con los sistemas de información.
- Eficiencia
demostrada en la industria detallista.
Las
empresas necesitan tener una fuente de datos de su personal que le permita
hacer efectiva la administración del mismo. El código de barras le permite
mantener una base de datos en forma individual y efectiva por cada trabajador;
permite almacenar información para distintos propósitos cómo por ejemplo
elaboración de nóminas, control de horarios de ingreso, control de producción
por operario, etc., todos estos datos alimentan al sistema o computador
cada vez que se realice una captura de información a través de un escáner,
y permite hacer consultas en cualquier momento que se requiera.
| Beneficios
que Recibe la Empresa |
- Mejor
control de horarios de entrada y salida de personal.
- Reducción
de labores al realizar emisión de pago en forma automática.
- Utilización
de la tecnología de barras para aplicaciones internas.
- Reducción
de costos y tiempo.
- Simplificación
de tareas.
| ¿Qué
se Necesita para Implementar un Sistema de Administración
de Personal con Código de Barras? |
-
Simbología
de Código de Barras
La simbología de código de barras sirve para identificar a cada
trabajador con un número único, el cual es utilizado como una clave
o llave por medio de la cual se lleva un control en forma individual
por cada trabajador. Este número o clave puede ser un número ya
existente, con el que se identifica cada persona, por ejemplo: el
número de cédula o bien, el número de operario asignado en forma
interna por cada empresa.
Muchas veces las empresas necesitan no solo identificar a cada trabajador
con un número, sino que además necesitan colocar una identificación
especial que le permita saber el área o departamento de trabajo
dentro de la empresa a la cual pertenece cada trabajador; para esto
existen varias simbologías que permiten la colocación de información
para distintos propósitos en un mismo espacio horizontal y en un
mismo código.
Simbologías a utilizar:
Código 128: El código 128
es una herramienta alfanumérica, que permite representar información
variable en un formato horizontal y en un mínimo de espacio. Se
adapta a las aplicaciones internas de la empresa como la identificación
de personal, permite colocar información fija y variable factible
de colocar en barras, por ejemplo:
-
Clave del trabajador.
-
Area de trabajo.
-
Fecha de ingreso a la empresa.
- Dígitos
de control.
La simbología
128 permite la colocación de dígitos de control, los cuales no están
humanamente legibles, y sirven como medio de seguridad, para evitar
que la información colocada dentro de un código sea usada en forma
errónea o inadecuada, y es asignado únicamente por el empresario,
esto le permite evitar fraudes al sistema.
Código 39: Este código se adapta a las aplicaciones internas
de las empresas, con mayor facilidad que otras simbologías de barras,
pero presenta el inconveniente de necesitar mayor espacio de impresión
que la simbología 128. El código 39 es muy útil para ¡mpresiones en
materiales plásticos ya que por su densidad permite una impresión
firme dentro del mismo.
- Tarjeta
de Identificación
Una
tarjeta de identificación o gafete, es de material resistente, que
permite la colocación de información humanamente legible, así como
información en simbología de barras, ya que esta será la herramienta
a través de la cual se ingresará la información en forma automática
al computador o base de datos.
- Lector
de Código de Barras
El lector de código de barras es un dispositivo que emite un rayo
láser o infrarrojo, por medio del cual se decodifica la información
y se ingresa a un computador en forma automática.
Cada vez que se realiza la lectura de un código de barras, este estará
alimentando el campo o base de datos a la que la llave o clave de
acceso se refiere en el momento de ser capturada. Esto permite estar
generando una información en el momento que esta se requiere. En la
actualidad existen una gran variedad de lectores de códigos de barras
en el mercado, los cuales serán elegidos según las características
o requerimientos de cada empresa.
- Terminales
de Almacenamiento de Datos
Estas terminales deben conectarse a los dispositivos de lectura, que
estarán ubicados en puntos estratégicos, deben ser flexibles para
que permitan conectarse a cualquier dispositivo. Almacenarán y procesarán
toda la información recibida, para que esta sea consultada y utilizada
en cualquier momento.
-
Medios de Transmisión de Información
Para transmitir la información de una manera adecuada a las terminales
de recepción de la información, es necesario que se instale un cableado
o un sistema de Radio Frecuencia, que permita la transmisión de la
información en forma completa y segura, considerando para esto los
distintos ambientes de las instalaciones de las plantas o industrias
fabriles, en las que se realizará la lectura de código de barras para
fines de administración de personal.
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