Después que la compañía ha desarrollado un proceso de identificación de materias primas, partes, productos terminados, etc. a través de códigos de barras, contará con información actualizada y sin error que será de vital importancia para su desarrollo comercial. Las empresas tienen necesidad de comunicar gran cantidad de información a sus clientes y proveedores; sin embargo, esta comunicación está basada en procedimientos rutinarios y complicados que requieren una enorme cantidad de recursos tales como horas - hombre, tiempo, papel, energía y otros.

Las empresas deben generar una serie de documentos como cotizaciones, órdenes de compra, notas de envío y facturas que absorben la mayoría de los recursos mencionados anteriormente, con el agravante del riesgo de múltiples errores al tener que reingresar manualmente los datos contenidos en dichos documentos a una computadora.

Para que los negocios fluyan en forma ágil y rentable se hace necesario contar con un manejo eficiente de información, a través de un sistema estándar de comunicación internacional, multisectorial y que pueda ser implementado en cualquier computadora que utiliza la empresa. Actualmente se ha desarrollado una alternativa que responde a esta necesidad: El Intercambio Electrónico de Datos EDI (Electronic Data lnterchange).

Es la transmisión de información estructurada entre computadoras, empleando un formato estándar para los documentos de negocios que utilizan las compañías y que reemplaza el papel y los procedimientos que no generan valor a la transacción. El intercambio de estos documentos es posible gracias a una serie de mensajes acordados entre los socios comerciales y que han sido estandarizados internacionalmente. Por ejemplo un mensaje (Orden de compra) es enviado del computador del detallista al computador del proveedor.

• Garantiza el correcto intercambio de documentos y exactitud en los datos que contienen desde el momento del pedido hasta la facturación y pago.
• Elimina los procesos operativos tales como redigitación, revisión de documentos y conciliación de errores.
• Genera mayor disponibilidad de los vendedores para apoyar el punto de venta.
• Permite mayor precisión en los pedidos, despachos y recepción de mercaderías.
• Facilita la generación de pedidos en forma automática.
• Permite el manejo de información más clara y precisa.
• Disminuye los tiempos de entrega a través de los pedidos y los despachos en forma automática.
  
  
  

Con la utilización de EDI es posible realizar las siguientes transacciones comerciales:

• Orden de compra.
• Notas de envío.
• Facturación.
• Pagos.
• Aviso de promociones.
• Actualización de productos.
• Actualización de precios.

1. Un estándar EDIFACT / EANCOM
   El uso del Intercambio Electrónico de Datos EDI, necesita un lenguaje común, sencillo y preciso que sea neutro, es decir, que no interfiera en las relaciones comerciales; debe ser abierto para que se desarrolle de acuerdo a las necesidades de los usuarios y finalmente, debe ser estándar para que pueda ser utilizado en cualquier país del mundo. Este lenguaje se denomina EDIFACT: Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte. Se requieren de guías de implementación que permitan el desarrollo de proyectos EDI. Para el efecto, se ha constituido EANCOM que es un subconjunto de EDIFACT desarrollado y administrado por la EAN Internacional, convirtiéndolo de esta forma, en un estándar internacional y multisectorial para EDI. EDIFACT y EANCOM cuentan en la actualidad con una serie de mensajes para los diferentes sectores económicos: comercio, industria, transporte, banca, salud, construcción y gobierno.
   
   
2. Un Software EDI
   Los programas que se necesitan para EDI son conocidos como convertidores, estos traducen los mensajes EDIFACT / EANCOM a un formato interno de la empresa y de igual forma desarrollan el proceso en forma inversa. Estos también administran el proceso de comunicación.
   
   
3. Un medio de comunicación
   Los mensajes EDI han sido desarrollados para que los documentos puedan transmitiese por diferentes sistemas de comunicación; la transmisión puede ser ejecutada automáticamente por medio de un servicio electrónico de envío y recepción de documentos como por ejemplo el de una red de valor agregado (VAN).

Para la implementación de EDI dentro de la empresa, se necesita de un esfuerzo organizacional integrado con un alto nivel de compromiso, desde la alta gerencia hasta los niveles funcionales y operativos de la compañía. EDI no es un proyecto aislado del departamento de sistemas y no es simplemente una aplicación más de hardware y de software; la parte comercial tiene una mayor relevancia en el diseño e implementación de EDI. Para ello se debe realizar lo siguiente:

• Revisar las políticas corporativas y los procedimientos de la empresa.
• Desarrollar nuevas relaciones de negocios con los socios comerciales.
• Compartir información a nivel interno y entre socios, con un adecuado nivel de confianza.
  
  
  

Para lograr un eficiente intercambio electrónico de documentos, es necesario contar con un sistema para la identificación de quien envía y recibe los mensajes.

Un número de localización empresarial es una clave de referencia que identifica internacionalmente de manera única y estándar la ubicación física o funcional de una organización.

El IGC se encarga de asignarlos en Guatemala, mientras que la EAN es quien provee la estructura.

El Instituto Guatemalteco de Codificación IGC - EAN Guatemala, es el encargado de la administración y difusión en Guatemala de los estándares internacionales EDIFACT / EANCOM y pone a la disposición de las empresas interesadas los siguientes servicios relacionados con el intercambio Electrónico de Datos EDI:

• Capacitación.
• Asesoría Técnica.