El abc del EDI

¿Qué es EDI?

EDI es el Intercambio Electrónico de Documentos estructurados mediante mensajes estándares previamente convenidos y que se hace de una aplicación de computador a otra con un mínimo de intervención humana. EDI permite a las empresas optimizar el flujo de información a lo largo de la cadena de abastecimiento.

EDI fue creado como una herramienta orientada a mejorar la eficiencia administrativa y funcional en las empresas, especialmente en áreas tan importantes como:

  • Empleo de papel.
    • Correo, mensajería y fax.
    • Papelería preimpresa.
    • Almacenamiento de papelería en general.
    • Riesgos de pérdida o deterioro de documentos.
  • Redigitación y reingreso de datos.
  • Manejo de inventarios.
  • Disminución del ciclo de negocios.

¿Qué Necesito para hacer EDI?

Para implementar y utilizar EDI se necesita:

Mensajes Estándares

Los mensajes estándares son formatos estructurados, de los documentos de negocios más comúnmente usados por las empresas. Los mensajes estándares reemplazan el papel y procedimientos manuales que no agregan valor a las transacciones de negocios.

Equipo de Cómputo

EDI puede trabajar en el sistema de cómputo existente en la empresa o puede implementarse en un equipo separado para luego integrarlo al sistema. Existe software EDI para todo tipo de hardware.

Tipos de computadores que se pueden utilizar:

  • Computadores personales.
  • Red de computadores.
  • Computadora portátil.

Equipo de Comunicaciones

  • Un módem interno o externo.
  • Una línea telefónica dedicada conmutada.

Software EDI

  • Conversión de Aplicación a EDI: Realiza conversión Sintáctica y Semántica del archivo de la aplicación interna o formato EDI.
  • Data Mapping: Es utilizado para convertir datos enviados en forma de mensaje EDI al formato de la base de datos de una aplicación interna dentro de la empresa.
  • Control de Comunicaciones: Permite enviar y recibir archivos en la red, por medio de buzones electrónicos.
  • Seguridad: Las funciones y sistemas de seguridad pueden ir desde el control básico de acceso por medio de una simple palabra clave (password), hasta la autenticación de las partes involucradas en la transacción comercial.

Líneas Telefónicas y Conexiones

  • Línea Conmutada: Es la misma línea telefónica que por ser utilizada para transmitir voz, tiene mayor susceptibilidad a ruidos e interferencias. Ello provoca pérdida de información y tardanza por la necesidad de retransmisión. Se conecta al computador usando un módem.
  • Línea Dedicada: Es una línea alquilada especial para conexión punto a punto; recibe un nivel de ruido relativamente bajo y permite alta velocidad de transmisión. Por estar ligadas a una sola red, el costo para accesar otras redes es bastante alto.
  • Línea X.25: Son redes de transmisión de datos de uso público que manejan la información en forma de "paquetes" o grupos de datos por medio del estándar X.25. Este estándar de gran aceptación se aplica a equipos y software, permitiendo una buena transmisión de datos.
  • Línea X.400: Es el estándar internacional para intercambio electrónico. Las redes X.400 incluyen las funciones y protocolos necesarias para correo y proporcionan al usuario un servicio confiable y seguro. Son actualmente las más usadas para EDI.

Criterio de Elección

  • Volumen de datos vrs. costo de transmisión.
  • Disponibilidad de servicio.
  • Distribución oportuna.
  • Velocidad.
  • Respaldo.
  • Seguridad de datos y Auditoría.
  • Acceso abierto.

Relaciones Comerciales

La eficiencia y eficacia de EDI se asegura manteniendo estrechas relaciones con los socios comerciales ya establecidos.

EDI ofrece a los socios de negocios la posibilidad de realizar transacciones comerciales, generando los correspondientes documentos sin importar el país, la moneda, el idioma o el formato del mensaje.

Justificación

¿Por qué EDI?

Datos estadísticos comprueban la importancia de optimizar el manejo de la información en las empresas:

  • El 75% de la información dentro de una empresa es reingresada.
  • El 70% de los costos de elaboración de un producto corresponden al manejo de la información.
  • El valor del trámite de las órdenes de compra disminuye considerablemente al usar EDI.
  • En la implementación de un proyecto EDI es mayor el impacto estratégico, que el operacional.

Beneficios que Brinda EDI

  • Mayor productividad del personal que antes se dedicaba al ingreso de datos.
  •  Mayor disponibilidad de los datos: Transmisión electrónica (minutos).
  • Información sin error.
  • Simplificación del funcionamiento al estandarizar las transacciones.
  • Disminución de gastos en papelería (facturas, notas de envío, etc.).
  • Disminución de gastos de transmisión de una transacción.

Pasos para la Implementación de un Proyecto EDI

Fase I

  • Estudio de Factibilidad

    Es la fase preliminar, en ella se deberán evaluar los posibles impactos y los socios comerciales potenciales para hacer EDI. Se deberá evaluar también la situación organizacional de la compañía, la posibilidad de reestructuración y mejora de los procesos, así como el nivel de sistematización de la empresa.

  • Compromiso de la Alta Gerencia

    El compromiso por parte de la alta Gerencia es fundamental para el éxito de un proyecto EDI. El compromiso de la Alta Gerencia servirá para apoyar el trabajo y conseguir los recursos financieros para la fase inicial de implementación así como para obtener la colaboración y participación de las diferentes áreas de la organización.

  • Evaluación Operacional

    Dentro de la evaluación operacional se incluye el Análisis y Revisión de los Procesos Internos Actuales, el Análisis del Hardware y Software así como la identificación de los principales socios de negocios.

  • Plan Estratégico EDI y Prueba Piloto

    El plan estratégico debe documentar de manera detallada una estrategia de implementación de EDI de tres a cinco años, incluyendo proyecciones de ahorros y costos. El plan debe plantear qué mensajes se implementarán, con cuales socios de negocios y en qué secuencia. El proyecto piloto debe cubrir pruebas sobre los procesos receptores y remitentes.

  • Extender el Programa de EDI

    Después de que se ha alcanzado el éxito en la implementación inicial, la atención deberá enfocarse en vender el concepto EDI a otros socios de negocios y en desarrollar nuevas oportunidades EDI dentro de la organización.

Fase II

Números de Localización EAN

Para lograr un eficiente Intercambio Electrónico de Documentos, es necesario contar con un sistema para la identificación de quién envía y quién recibe los mensajes.

Un Número de Localización Empresarial es una clave de referencia que identifica internacionalmente de manera única y estándar, la ubicación física, funcional u operacional de una organización. El IGC se encarga en Guatemala de asignarlos, mientras que la EAN es quien proporciona su estructura.

Ejemplo de algunas estructuras de Códigos de Localización:

740 XXXX YYYY C
País Empresa Localización Dígito de Control
740 XXXX YYYY C
País Empresa Localización Dígito de Control

Hardware, Software y Comunicaciones

En este punto se plantea la importancia de la planeación, al adquirir los recursos tecnológicos que se van a utilizar durante el proceso.

Para tomar una decisión acertada, es importante tener en cuenta el volumen de datos que se va a manejar con cada cliente.

Dependiendo de los programas y equipos que existan en la empresa, se escoge la solución que más se ajuste a sus necesidades. Si no hay equipos, se puede empezar con una PC, un Modem y un software EDI.

Integración

Teniendo los equipos para implementar el proyecto, se integran los elementos ya existentes con los nuevos, tanto a nivel tecnológico como operacional; así se logra que las personas involucradas con el proyecto tomen parte activa del mismo.

La clave en todo este trabajo es realizar una labor conjunta de todas las áreas, como parte integral de la nueva organización.

Fase III

Prueba Piloto

Luego de integrar las aplicaciones, procesos y de establecer las políticas de intercambio de información, se empieza una etapa de pruebas, que permitirá arreglar las fallas de transmisión y ajustar los procedimientos entre los socios EDI.

De tales pruebas pueden surgir problemas, pero también soluciones que ayudarán a la retroalimentación del sistema.

Plan de Mantenimiento

En el plan de mantenimiento se deben considerar aspectos a nivel técnico y operacional.

  • Depuración de archivos y de los mensajes.
  • Actualización de los archivos paralelamente con la actualización de los Directorios de Mensajes Estándares.
  • Mantenimiento de las relaciones comerciales.

Oportunidades

  • Mejorar los procesos.
  • Nuevos socios.
  • Capacitación de más personal.
  • Nuevos formatos estándares.

Cuando el proyecto ya está funcionando, hay que buscar a nuevos socios de negocios y se hallarán nuevos horizontes para la empresa.